Административная поддержка руководителя: современное секретарское дело и делопроизводство

Внимание! Вы можете посетить полный курс «Профессиональный бизнес-ассистент и личный помощник руководителя».

Руководителю любой организации, независимо от направления его деятельности, структуры и размеров, необходим надежный помощник, способный оперативно решать самые разные вопросы, работая в условиях высокой ответственности и многозадачности. От его квалификации во многом зависит успешность деятельности всей организации.

Таким сотрудником является представитель так называемой административной группы, должность которого может называться по-разному: ассистент, секретарь, помощник руководителя.

Помощник руководителя в структуре организации

• Должностной статус и функциональные обязанности помощника руководителя, его роль в управленческом процессе. Профессиональные компетенции
• Деловые и личные качества, необходимые в работе
• Квалификационная характеристика помощника руководителя, его должностные обязанности и основные функции в соответствии с профстандартом
• Особенности должностной позиции
• Роль в создании и поддержании благоприятного психологического климата в коллективе, в формировании и поддержании корпоративной культуры. Основные параметры корпоративной культуры

Практикум: «Оценка профессиональных компетенций»

Административное и организационное сопровождение деятельности руководителя

• Информационная поддержка деятельности руководителя. Преимущества и недостатки письменных и устных коммуникаций
• Условия эффективной совместной работы. Основные коммуникативные навыки. Методы воздействия на партнера. Способы убеждения
• Оперативное и долгосрочное планирование. Повышение эффективности использования рабочего времени. Определение приоритетов
• Организация приема посетителей по текущим и личным вопросам. Поведение помощника руководителя при проведении проверок
• Работа с обращениями граждан
• Организация и обслуживание совещаний и других конферентных мероприятий. Правила подготовки рациональной деловой беседы. Документирование коллегиальной деятельности
• Организация бизнес-поездок руководителя. Программы командировок

Практикум: «Разработка программы командировки»

Организация жизнедеятельности и эксплуатации офиса

• Сервисное обслуживание офиса
• Офисное оборудование и расходные материалы. Предметы первой необходимости
• Выбор поставщиков и сервисных компаний
• Сбор и обобщение заявок. Оптимизация закупок расходных материалов, методы снижения затрат

Практикум: «Проектирование форм заявок на закупку расходных материалов»

Документационное обеспечение управления. Современная нормативная база делопроизводства

• Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов
• Локальные нормативные акты. Инструкция по делопроизводству
• Грамотное оформление документов — необходимое условие повышения их эффективности и формирования положительного имиджа организации
• Правила оформления служебных писем и записок, приказов, актов, протоколов

Практикум: дискуссия «Особенности нового ГОСТа»

Система организационно-распорядительной документации

• Классификация документов и их функции
• Специфика и роль организационных, распорядительных и информационно-справочных документов
• Основные функции документа, обеспечение его юридической силы
• Документ как источник информации. Требования к управленческой информации.
• Деловая переписка. Особенности и состав
• Официально-деловой стиль и его требования

Практикум: «Анализ ошибок в оформлении и редактирование текстов писем и других документов»

Организация работы с документами

• Документооборот, его количественные и качественные характеристики
• Этапы создания документа: подготовка проекта, внутреннее и внешнее согласование, подписание, утверждение, регистрация
• Типовые технологии обработки документов. Порядок движения входящих, исходящих и внутренних документов в организации

Практикум: «Проектирование маршрутов движения документов»

Дистанционная часть (факультативно)

Видеокурс «Психология деловых отношений»
• Деловое общение
• Ключевые компетенции деловых лидеров
• Эмоциональный интеллект как фактор успеха в построении деловых отношений
• Стратегии поведения участников деловых отношений
• Ассертивность
• Средства общения
• Модель поведения в процессе общения. Транзактный анализ
• «Пристройка» в деловом общении
• Модель партнерской коммуникации GROW

Видеокурс «Навыки эффективного общения: совещания, презентации, переговоры»
• Деловые совещания: классификация, правила подготовки и проведения
• Презентация: основные идеи, требования и правила подготовки
• Вербальный, невербальный компонент в презентации
• Определение и суть переговоров
• Место переговоров в процессе делового общения
• Стратегии проведения переговоров
• Условия достижения успеха в переговора

• Параметры подготовки к переговорам
• Принципы проведения переговоров

Видеокурс «Основы управления проектами»
• Управление проектами как процесс
• Жизненный цикл проекта: предиктивный, адаптивный, циклы ИТ-проектов
• Гибридизация жизненных циклов
• AGILE-подходы к управлению проектами. Принципы и методы SCRUM
• Организация проектных команд. Функции SCRUM-мастера
• Принципы и инструменты Kanban, Lean, Kaizen
• Менеджмент качества и специфика системы 5S
• Цели и задачи проекта. Основы планирования и риски

Видеокурс «Деятельность менеджера: функции, роли, компетенции»
• Роль менеджера в компании
• Понятие и обеспечение «управляемости». Внутренний клиент
• Функционал менеджера. Структура обязанностей
• Планирование и целеполагание: методики, расчет временных затрат
• Виды мотивации сотрудников. Основные риски при выборе системы
• Формирование работающей обратной связи
• Контроль исполнения задач: инструменты и базовые ошибки
• Делегирование полномочий без потери качества
• Индивидуальная модель компетенций менеджера

Видеокурс «Контент стратегии для создания и развития бренда»
Маркетинговые стратегии и планы
• Этапы развития маркетинга — современная маркетинговая концепция
• Основные функции и задачи маркетинга в компании
• 7 блоков маркетингового анализа
• Источники информации по основным блокам и ее достоверность
• 6 этапов маркетингового плана
• Структура блоков и порядок разработки
• Аудит маркетинга: алгоритм проведения
• Оценка эффективности маркетинговых мероприятий по финансовой модели

Инструменты контент-маркетинга
• Понятие и сущность контент-маркетинга
• Формирования информационного поля бренда
• Взаимосвязь контент-маркетинга и пиар-стратегии
• Каналы и инструменты контент-маркетинга: подробный обзор
• Работа с аудиторией: холодная, теплая, горячая
• Настройка ретаргетинга
• Виды и уровни сложности контента для ЦА
• Стратегия контент-маркетинга
• Формирование воронки продаж
• Метрики измерения эффективности контент-маркетинга

Основы бренд-менеджмента
• Составляющие бренда и его значение
• Основы бренд-менеджмента: правило 4P
• Формирование инфополя бренда
• Как измерить эффективность: ключевые показатели
• 5 уровней реализации бренд-плана
• Девизы и описания: определение сущности бренда
• Реализация и использование сущности
• Визуализация идеи. Позиционирование
• Построение пирамиды потребителей
• Правила нейминга и брендбука
• Показатели «здоровья бренда»
• Рекламная стратегия и продвижение